旅行授权(TA)请求
所有过夜旅行都需要旅行许可. 只有在预算中有足够的资金支付预期费用时，才会批准旅行. 如果一个以上的个人将在一个拟议的旅行, 每个人都必须填写旅行授权表.
| 目的地: | 签名要求: |
|---|---|
| 州内 | 直接主管 |
| 州外 | 直接主管 & VP |
| 外国 | 直接主管，副总裁 |
| 在支出冻结期间 | 直接主管，副总裁， & 首席财务官 |
确保安排能及时预订, 请确保估计的旅费是合理的, 最近获得的, 为物价波动和可能出现的意外开支留出空间. 如果实际成本超过批准的金额，将需要额外的批准.
获得批准签名后, 旅行授权请求应在易信达预订机票之前或在注册截止日期前至少十(10)个工作日转发给旅行协调员MS1236.
旅行时，请记得收妥所有收据(不含餐)发还款项.
旅行支援文件(TSD)
无论何时处理旅行授权，都需要旅行支持文件. 它主要用于报销自付费用, 但即使您不寻求报销，也必须提交. 在不要求报销的情况下提交伤残补偿单, 填写劳工处表格的“预付费用”部分，并附上预付费用的证明文件. 将计算旅行总额，但报销金额仍为0美元.
报销所需的收据必须是已付款的原始收据. 酒店/住宿收据必须显示余额为0美元.00. 费用必须每天报告，并适当地报告出发和返回时间. 旅客和主管都必须在TSD上签字.
在旅行津贴上申请发还的费用，必须与旅行许可上批准的估计旅行费用相符. 超出估计费用的报销请求可能会被拒绝，除非提交书面理由.
学院预付的费用应在TSD的“预付费”栏中注明, 黄色部分. 这些费用将包括在总费用中，但从报销请求中扣除.
每次过夜旅行应在单独的旅行支持文件上逐项列出.
填写旅行支持文件时, 请考虑每个发还款项类别的下列要求:
员工在因公出差时使用私人汽车，单程超过一英里的，按国家批准的每英里费率报销. 如果在合理使用州用车的情况下使用私人汽车，并且员工提出要求，则费率每英里降低4美分, 为了他/她自己的利益, 使用自己的车辆.
汽车旅行应该走最直接的路线, 重大偏差应在TSD上说明.
本地和/或校际旅行必须包括每次旅行的目的. 教学里程必须包含课程编号. 获取签名和/或领取或递送文件的里程将不予报销，应使用校际邮件.
包含本地旅行的多次旅行应合并在一张TSD上，并按月提交. 如果需要，使用附录和/或附加额外的信息页. 同一天的多次旅行需要每个地点的出发和返回时间.
员工的家和他/她的正式总部之间的里程报销不予报销. 如果员工因为学校事务直接从家里离开, 员工从基地校区到参观地点之间的路费报销, 或者从他/她的家到参观地点的距离, 取较小者. 除了此处列出的里程外，其他里程将不予批准或考虑报销.
| 校园 | 英里 | 校园 | 英里 |
|---|---|---|---|
| 巴顿致本森 | 13 | 本森向西北 | 12 |
| 巴顿到布拉希尔 | 13 | 本森到CMI | 14 |
| 巴顿到西北 | 10 | 西北至CMI | 15 |
| 巴顿致CMI | 5 | Barton-Brashier-Benson & 返回 | 51 |
| 对本森说 | 25 | ARC向西北 | 10 |
| 往西北方向 | 23 | BMC向西北 | 10 |
| 向CMI致敬 | 11 |
| 校园 | 英里 | 校园 | 英里 |
|---|---|---|---|
| 巴顿致邦兹中心 | 13 | 把CC键到Donaldson CC | 19 |
| 巴顿呼叫唐纳森中心 | 6 | CMI转bond CC | 15 |
| Brashier到Bonds CC | 23 | 呼叫唐纳森中心 | 7 |
| 本森转威廉斯顿CC | 31 | 呼叫威廉斯顿中心 | 23 |
员工正式总部或正式居住地二十(20)英里范围内的餐费不予报销.
Meal receipts are not required; however, an agenda MUST accompany the TSD. 当餐费包含在注册费中或由学院预付时, 这些膳食的津贴将从每日膳食津贴中扣除. 如果您不能参加提供的膳食，则需要提供医疗状况证明.
每顿饭的份量应该按日列出来.
TSD必须显示出发和返回时间.
餐费报销仅限于以下附表中国家批准的餐费津贴:
| 餐: | 数额: | 离开之前: | 返回后: |
|---|---|---|---|
| 早餐 | $8 | 6:30 AM | 11:00 AM |
| 午餐 | $10 | 11:00 AM | 1:30 PM |
| 晚餐 | $17 | 5:15 PM | 8:30 PM |
| 每天最多 | $35 |
| 餐: | 数额: | 离开之前: | 返回后: |
|---|---|---|---|
| 早餐 | $10 | 6:30 AM | 11:00 AM |
| 午餐 | $15 | 11:00 AM | 1:30 PM |
| 晚餐 | $25 | 5:15 PM | 8:30 PM |
| 每天最多 | $50 |
在美国境外旅行时, 加拿大和波多黎各, 雇员有权按照联邦政府规定的每日最高膳食费率报销在国外旅行的每日最高膳食费率. 这些款项可以在没有收据的情况下索取. 资格将基于上述到达/返回时间. 首先，要确定每餐的每日费用明细 确定M&使用这里找到的表为您的目的地IE费率. 使用M&根据你的目的地，你会找到一个 这里是每餐的细目.
在员工正式总部或正式居住地五十(50)英里范围内的过夜住宿不予报销. 所有住宿费必须提供详细的原始收据. 第三方代理商，如expedia.com、酒店.com等. 不会提供详细的酒店收据吗. 当使用这样的代理，而不是直接与酒店安排, 旅行者必须提交节省费用的证明文件. 如有可能，应利用旅馆的会议费率. 如果会议速率不可用, 旅行者应解释为什么无法获得会议费率. 如果使用第三方代理机构代替会议费率, 显示会议费率的文件必须与理由一起提供. 如果两个或更多的人共用一个房间, 可将原始收据复印一份，显示费用如何分摊，并注明在何处可找到原始收据. 恕不接受信用卡收据副本代替住宿收据.
商业航空公司的旅行只能在经济舱完成.
地面运输费用(如.g. 出租车、班车等.)应符合活动地点的要求. 如果使用个人或国家车辆, 没有充分的理由，地面运输的额外费用将不予报销. 包括停车、出租车、出租车、地铁等的收据原件. (收据可按要求提供).
搬运费及酬金(1.e. “小费”)是不允许报销给政府雇员的.
州外旅行的租车可以通过易信达或由旅行者安排. 旅行者将在提交TSD和所需收据时获得报销. 不选择购买保险. GTC为员工租用用于大学业务的车辆提供全额保险. 选择购买额外的保险是不报销的.
路费包含在里程报销费率中，不需要报销.
在机场停车的费用是可报销的，但不超过预留的天空停车场空间的费用. 只有残障人士或其他有医疗证明的人士才可将车停在车库.
航空公司托运行李费的报销仅限于一个标准尺寸的行李. 任何额外收费必须有书面的商业目的.
夜间旅行期间的私人电话费每天最多可报销一次，费用不超过5美元.00 /天. 商务电话可以全额报销. 报销需要原始收据，如酒店账单或电话费账单.
搬运费及酬金(1.e. “小费”)是不允许报销给政府雇员的.
如果是为了他自己的方便, 如雇员选择自驾旅行，而乘飞机旅行更为经济，则可按下列规定获得报销:
如果计划好的旅行被取消, 旅行者必须在旅行日期前书面通知旅行协调员，以确保正确取消所有预付的安排(住宿), 空气, 登记, 等.). 通知应包括有关如何支付罚款的信息. 如果由部门支付, 来自主管的额外批准必须包含在书面通知中. 取消申请的罚款通常如下:
在有限的情况下, 学院可以同意为非学院雇员的个人支付差旅费. 在这种情况下, 部门必须为这笔费用提供授权, 以及下列所需额外经费. 如果旅客是南卡罗来纳州的雇员, 旅行者必须提供他或她的工作地点的书面信件，说明不会通过该机构支付旅行费用. 这封信的副本必须随预付款请求或报销请求一起提交, 以先提交者为准.
如果旅行者不是学院或南卡罗来纳州的雇员，而是因学院公务旅行, 旅客可根据本规定的政策和程序报销费用. 请在授权和报销表格上注明旅行者是“非国家雇员”，以便正确编码和报告费用.
旅行表格位于GTC4me上. GTC旅行协调员可致电864-250-8803,MS1236. 旅行安排方面的问题应向旅行协调员报告. 如果联系不到旅行协调员，请拨打864-250-8613.